Хранение табеля учета рабочего времени (ТУРВ) — это важный аспект организации трудовых отношений и правильного ведения документации на предприятии. Табель учета рабочего времени служит для фиксации рабочего времени сотрудников, включая время работы, отпуска, больничные и другие виды отсутствия. От правильного хранения этого документа зависит как соблюдение трудового законодательства, так и расчет заработной платы, налогообложение, а также возможность предъявить доказательства в случае проверок со стороны государственных органов.
1. Законодательные требования
Согласно российскому законодательству, ведение табеля учета рабочего времени является обязательным для работодателей (в соответствии с Трудовым кодексом РФ). Хранение этого документа регулируется следующими основными нормативными актами:
Трудовой кодекс Российской Федерации.
Постановление Минтруда России № 70 от 17 марта 2003 года, которое регулирует ведение учета рабочего времени.
Налоговый кодекс Российской Федерации, так как ТУРВ напрямую влияет на расчет налогов и взносов.
Согласно этим нормам, табели учета рабочего времени должны храниться в течение 5 лет. Это минимальный срок, по истечении которого можно уничтожить документы, если только нет других указаний по срокам хранения (например, если они имеют юридическое значение для судебных дел).
2. Типы табелей учета рабочего времени
Табели учета рабочего времени бывают разных форм и могут быть как бумажными, так и электронными. Важно понять различия и их особенности:
2.1. Бумажный табель
Форма Т-13 — классический бумажный табель, который заполняется вручную или с помощью принтера.
Форма Т-12 — используется для сотрудников, которые работают по сменному графику.
Форма Т-1 — для работников с фиксированным рабочим временем.
Форма Т-14 — для учета времени в случае длительных отпусков или командировок.
2.2. Электронный табель
Современные компании все чаще используют электронные формы табелей учета рабочего времени, что позволяет упростить процесс заполнения и хранения. Электронные табели могут быть интегрированы с системами учета рабочего времени (например, биометрическими системами или системами учета рабочего времени на основе карт доступа), а также с программами для расчета заработной платы.
3. Заполнение табеля учета рабочего времени
Заполнение табеля должно осуществляться ответственным лицом в компании, чаще всего это — бухгалтерия или кадровая служба. Важно отметить:
Точное отражение времени работы. В табеле фиксируются даты, часы работы, переработки, отсутствия по разным причинам (больничные, отпуска, прогулы).
Индивидуальные особенности работы сотрудников. Для некоторых сотрудников могут быть дополнительные графики работы (например, для сменных работников или работников с гибким графиком).
Ошибки и исправления. Ошибки в заполнении табеля должны быть исправлены, при этом необходимо делать отметку о том, что произошло исправление. Также важно соблюдать требования законодательства о недопустимости «перекрытия» или «подправления» информации.
4. Хранение бумажных табелей
Если компания использует бумажные табели, то следует соблюдать следующие правила хранения:
4.1. Учет и архивирование
Табели учета рабочего времени необходимо архивировать в отдельном помещении, где поддерживаются условия для хранения документов.
Документы должны быть организованы по годам, кварталам, месяцам для упрощения поиска.
Важно учитывать, что табели должны храниться в защищенном месте, чтобы предотвратить возможность их порчи или утери.
4.2. Место хранения
Табели должны храниться в сухом и чистом месте, чтобы предотвратить их повреждение.
Оптимально хранить их в специальных коробках, папках или архивных шкафах, которые могут обеспечить безопасность.
Также рекомендуется использовать архивные папки, в которые можно помещать каждый месяц в отдельности.
4.3. Ограничение доступа
Только уполномоченные лица должны иметь доступ к табелям. Это важно для защиты персональных данных сотрудников.
Лица, которые занимаются хранением и доступом к документам, должны быть ознакомлены с требованиями о конфиденциальности.
5. Электронное хранение табелей
Если организация использует электронную форму табелей учета рабочего времени, то хранение становится значительно проще, но все равно необходимо соблюдать ряд требований.
5.1. Организация архива в электронном виде
Электронные табели следует хранить в зашифрованных базах данных, чтобы предотвратить несанкционированный доступ.
Документы должны быть систематизированы по аналогии с бумажными — по годам, месяцам и сотрудникам.
Регулярное резервное копирование данных — обязательная процедура для предотвращения потери информации.
5.2. Доступ и безопасность
Электронные табели должны быть защищены от несанкционированного доступа, а доступ к ним должен быть ограничен в соответствии с внутренними нормативными актами компании.
Необходимо вести журнал доступа, чтобы контролировать, кто и когда работал с данными.
5.3. Соответствие стандартам
Электронное хранение табелей должно соответствовать стандартам, установленным Федеральным законом «О персональных данных» и нормам безопасности информации.
Электронные табели могут быть подписаны электронно-цифровой подписью (ЭЦП) для подтверждения подлинности.
6. Уничтожение табелей учета рабочего времени
После истечения срока хранения (5 лет) табели учета рабочего времени могут быть уничтожены, однако процесс уничтожения должен быть документирован. Существует несколько вариантов уничтожения:
Механическое уничтожение: уничтожение документов путем измельчения, сжигания или другого физического уничтожения.
Электронное уничтожение: для электронных табелей важно убедиться, что все данные безвозвратно удалены, с учетом возможных стандартов безопасности.
7. Аудит и проверка табелей
При проверках (например, налоговых или трудовых инспекций) сотрудники компании должны быть готовы предоставить доступ к табелям учета рабочего времени. Это подразумевает:
Наличие всех табелей в архиве.
Обеспечение соответствия реальных данных в табеле с фактическим рабочим временем сотрудников.
Возможность документально подтвердить причины отсутствия сотрудников, если это необходимо (например, больничные или отпуска).
Заключение
Правильное ведение и хранение табелей учета рабочего времени — это не только соблюдение законодательства, но и важный элемент внутренней отчетности и кадрового учета компании. Независимо от того, используется ли бумажная или электронная форма, важно обеспечить надежную защиту и сохранность этих документов на весь срок их хранения, что способствует соблюдению трудовых прав сотрудников и минимизирует риски для работодателя.
