Оформление электронной трудовой книжки — это важный процесс, который регулируется законодательством Российской Федерации. Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в которой фиксируются сведения о трудовой деятельности и стаже работника. Она введена в рамках цифровизации документооборота и упрощения взаимодействия между работником, работодателем и государственными органами.
Ниже — максимально подробная и пошаговая инструкция по оформлению электронной трудовой книжки.
📌 1. Законодательная база
Основные нормативные акты:
Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»
Трудовой кодекс РФ, статьи 66 и 66.1
Постановление Правительства РФ от 27.03.2020 № 439
👤 2. Кто имеет право на ЭТК?
Электронная трудовая книжка возможна:
Для всех работников, начавших трудовую деятельность после 1 января 2021 года — только в электронной форме.
Для работников, устроившихся до 31 декабря 2020 года, — по выбору:
можно остаться на бумажной версии;
можно перейти на электронную форму.
📝 3. Порядок перехода на ЭТК
Шаг 1. Ознакомление работника с информацией
Работодатель обязан:
уведомить работника в письменной форме о переходе на электронную трудовую книжку;
разъяснить:
что это такое;
как будет вестись учёт трудового стажа;
в чём отличия от бумажной формы;
как можно получить доступ к ЭТК (через Госуслуги, ПФР и др.).
Шаг 2. Подача заявления
Работник пишет заявление о выборе формата ведения трудовой книжки.
Возможны два варианта:
Согласие на ведение только в электронном виде.
Желание сохранить бумажную книжку.
⚠️ Срок подачи заявления: не позднее 31 декабря 2020 года (для тех, кто работал до 2021 г.). Сейчас новые работники выбора не имеют — только ЭТК.
Шаг 3. Регистрация в ПФР
Работодатель передаёт сведения в Пенсионный фонд России (ПФР):
данные о подаче работником заявления;
сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД.
💼 4. Что включает в себя ЭТК?
Электронная трудовая книжка включает те же данные, что и бумажная:
Дата поступления на работу
Должность
Переводы
Увольнение (дата, основание, причина)
Основания для изменений (приказ, распоряжение)
📲 5. Где можно посмотреть ЭТК?
Работник может посмотреть свою электронную трудовую книжку через:
Портал Госуслуг:
Раздел «Трудовая деятельность»
Требуется подтверждённая учётная запись
Личный кабинет на сайте ПФР (или на сайте Социального фонда РФ с 2023 г.)
МФЦ — по запросу можно получить распечатку ЭТК с печатью
Работодатель — можно запросить выписку о трудовой деятельности
🛡️ 6. Защита и юридическая значимость
Электронная трудовая книжка хранится в ПФР (ныне — Социальный фонд России)
Защищена в соответствии с законодательством о персональных данных
Имеет такую же юридическую силу, как бумажная
🔄 7. Как перейти с бумажной книжки на электронную после 2020 года?
Если работник ранее не подавал заявление и сейчас решил перейти на ЭТК:
Подаёт заявление работодателю.
Работодатель уведомляет ПФР (СЗВ-ТД).
Бумажная трудовая книжка остаётся на руках у работника, но не заполняется с момента перехода.
📌 Важные замечания
При увольнении работодатель обязан выдать выписку из ЭТК (форма СТД-Р).
Работник вправе получить выписку о своей трудовой деятельности самостоятельно.
Работодатель несёт ответственность за своевременную и корректную передачу данных в ПФР.
🧾 Пример заявления на переход к ЭТК
❓ Часто задаваемые вопросы
1. Можно ли восстановить утерянную ЭТК?
Да, так как все данные хранятся в централизованной системе.
2. Можно ли снова вернуться к бумажной книжке?
Нет. После выбора электронной формы — возврат к бумажной невозможен.
3. Нужно ли подавать заявление при устройстве на новую работу?
Если вы уже перешли на ЭТК — не нужно. Новый работодатель продолжит вести ЭТК.
4. Сохраняется ли стаж, записанный в бумажной книжке?
Да, он остаётся действительным и учитывается при расчёте пенсии.
Если хочешь, могу также подготовить шаблоны всех необходимых документов (заявление, уведомление, выписка из ЭТК и т. д.).
