Закрытие месяца в 1С — это важная часть работы с бухгалтерией, которая позволяет корректно подвести итоги за прошедший месяц, подготовить данные для отчетности, и очистить систему от временных операций, чтобы начать новый период с актуальными данными. Для этого нужно выполнить несколько последовательных шагов, которые зависят от используемой конфигурации (например, «1С:Бухгалтерия 8», «1С:ERP», «1С:Управление торговлей» и т.д.), но основные этапы будут схожими.
1. Подготовка к закрытию месяца
Прежде чем начать процесс закрытия месяца, важно провести несколько подготовительных действий:
Проверка всех операций за месяц:
Убедитесь, что все хозяйственные операции, такие как поступления, расходования, начисления, списания, продажи и закупки, проведены корректно.
Проверьте правильность заполнения документов и их проводок, а также наличие всех необходимых операций, таких как начисление зарплаты, амортизации и т.д.
Проведение документов:
Проверьте, что все документы, которые относятся к текущему месяцу, проведены в системе (например, накладные, счета-фактуры, банковские выписки и т.д.).
Документы, которые не были проведены, должны быть исправлены или отменены.
Контроль за остатками:
Проверьте остатки по счетам учета на начало и конец месяца, чтобы убедиться, что они совпадают с фактическими данными.
Проверьте сверку с первичными документами (к примеру, с поставщиками и покупателями, банковскими выписками).
2. Закрытие операций по учетным регистрам
Следующий этап — закрытие операций по учетным регистрам, чтобы завершить обработку данных и зафиксировать все обязательства и права компании.
Закрытие счетов доходов и расходов (передача в финансовый результат):
В 1С есть специализированный механизм для закрытия счетов 90, 91, 99 и других (счета доходов и расходов).
На основании регламентированного отчета (например, отчета о финансовых результатах) 1С автоматически перенесет обороты на счет прибыли и убытков.
Проводки по закрытию счетов (90 и 91) могут быть сделаны вручную или автоматически в зависимости от настройки системы.
Закрытие счетов учета расчетов с контрагентами:
Программа должна автоматически проводить расчеты по счетам дебиторской и кредиторской задолженности.
Если в системе настроена автоматическая сверка расчетов, необходимо выполнить эту операцию и убедиться, что нет неоплаченных счетов или ошибок в расчетах.
Закрытие операций по учету НДС:
Нужно закрыть все операции, связанные с НДС. Например, провести документы по расчету НДС (счета-фактуры, накладные и т.д.).
Если ведется учет НДС в разрезе каждого месяца, то важно проверить корректность суммы НДС, которая будет перенесена в налоговую отчетность.
Амортизация основных средств:
Важный момент — это расчет и начисление амортизации для основных средств. Для этого в 1С есть специальный механизм, который позволяет автоматически рассчитать амортизацию и провести соответствующие проводки.
3. Проверка расчетов с персоналом
Закрытие месяца также включает проверку расчетов с персоналом, что важно для правильного начисления налогов и подготовки отчетности.
Расчет заработной платы:
Убедитесь, что все начисления по зарплате, премиям, отпускам, больничным и другим выплатам за месяц проведены.
После проведения расчетов с персоналом необходимо проверить правильность расчетов по налогам и взносам, а также сформировать отчетность по этим данным (например, РСВ, 2-НДФЛ).
Отчисления в социальные фонды:
Программы 1С могут автоматически вычислять и перечислять взносы в пенсионные и социальные фонды. Необходимо проверить правильность расчетов и своевременно произвести платежи.
4. Формирование и сдача отчетности
Регламентированные отчеты:
В 1С существуют стандартные формы отчетности, которые нужно сформировать по итогам месяца. Это могут быть отчеты по налогам, НДС, расчету заработной платы, а также бухгалтерские и финансовые отчеты.
Программа позволяет автоматически формировать все обязательные отчеты (например, форма 2-НДФЛ, РСВ, отчет по прибыли и убыткам и т.д.).
Отчетность по НДС и налогам:
Одним из ключевых моментов является правильность формирования и сдачи отчетности по НДС и другим налогам.
В зависимости от конфигурации 1С, отчеты могут быть сгенерированы автоматически или нужно выполнить дополнительные шаги для их подготовки.
Подтверждение закрытия месяца:
В 1С имеется функция закрытия месяца (например, в «1С:Бухгалтерии 8» — это закрытие бухгалтерского периода). Эта операция позволяет «заморозить» данные за месяц, после чего их нельзя будет изменить.
Перед выполнением закрытия рекомендуется сделать резервную копию данных.
5. Закрытие месяца в программе 1С
После того как все операции проведены, отчеты сданы, а данные проверены, можно завершить закрытие месяца. В 1С это делается следующим образом:
В меню «Бухгалтерия» или «Регламентированные отчеты» выбираете пункт «Закрытие месяца» или аналогичную опцию в вашем варианте конфигурации.
Программа проверяет, все ли данные готовы для закрытия.
После проверки, нажимаете кнопку «Закрыть месяц».
Программа автоматически завершит все операции и заблокирует возможность внесения изменений в данные по этому месяцу.
6. Перевод на следующий месяц
После того как месяц закрыт, можно приступить к открытию нового отчетного периода:
Программа автоматически откроет новый месяц, и будет доступен ввод документов и операций за новый месяц.
Важно убедиться, что система настроена на работу с новым периодом, и все данные переносятся корректно.
Рекомендации и дополнительные нюансы:
Резервные копии: Перед закрытием месяца важно сделать резервную копию данных, чтобы в случае ошибок можно было восстановить информацию.
Контроль за задолженностью: Важно не только закрывать счета, но и контролировать, чтобы все долги и кредиты были учтены.
Тестирование процесса: Если вы впервые закрываете месяц в 1С или используете новую конфигурацию, проведите тестовое закрытие на копии базы, чтобы убедиться в правильности работы системы.
Закрытие месяца — это важный этап, который требует внимательности и тщательной проверки всех данных. Правильное выполнение этой процедуры позволяет не только своевременно сдавать отчетность, но и поддерживать чистоту и корректность бухгалтерского учета в компании.
