Обязанности административно-технического персонала могут варьироваться в зависимости от типа организации, ее размера и специфики работы. Однако есть несколько общих задач и функций, которые могут быть возложены на административно-технический персонал в большинстве учреждений. Вот максимально развернутый и подробный ответ:
1. Обеспечение жизнедеятельности и функционирования организации
Административно-технический персонал отвечает за техническое и административное обеспечение повседневной деятельности компании. Это включает:
Управление внутренними процессами: Организация работы сотрудников, контроль за выполнением задач, управление документацией.
Управление техническими системами: Обеспечение бесперебойной работы оборудования, автоматизированных систем, интернета, телефонной связи и т. д.
Соблюдение нормативных актов: Контроль за выполнением требований охраны труда, экологических стандартов, противопожарной безопасности и других регламентов.
2. Организация и координация административных процессов
Административно-технический персонал может заниматься следующими задачами:
Организация встреч и мероприятий: Планирование и координация корпоративных событий, совещаний, переговоров, деловых встреч, поездок.
Офисное управление: Подготовка и контроль работы офисного оборудования (копировальная техника, компьютеры, проекторы, системы видеоконференций и т. д.).
Управление документацией: Ведение документооборота, организация хранения документов, подготовка отчетов и деловых писем.
3. Обслуживание и техническое обеспечение офиса
Административно-технический персонал также может заниматься:
Контроль за состоянием помещений: Обеспечение чистоты и порядка в офисе, контроль за работой уборщиц, техническими специалистами.
Закупка и обслуживание оборудования: Обеспечение офиса всем необходимым оборудованием, включая компьютеры, мебель, оргтехнику. Закупка расходных материалов (бумага, картриджи и т.д.).
Контроль за исправностью техники: Регулярное техническое обслуживание оборудования, вызов специалистов для ремонта.
4. Управление офисными ресурсами и запасами
Этот пункт включает:
Учет и контроль материалов: Управление запасами канцелярских товаров, расходных материалов для работы и других необходимых предметов.
Бюджетирование и планирование закупок: Разработка планов закупок материалов, учет затрат и составление отчетности.
Работа с поставщиками: Взаимодействие с подрядчиками, компаниями-поставщиками, организация и контроль доставки товаров.
5. Управление персоналом
В некоторых случаях административно-технический персонал может участвовать в:
Организация приема сотрудников: Оформление сотрудников, обеспечение их рабочими местами и необходимыми ресурсами.
Ведение табеля учета рабочего времени: Контроль за присутствием сотрудников, их рабочими часами, отпусками, больничными.
Организация корпоративной безопасности: Контроль доступа в офис, регистрация сотрудников и гостей, соблюдение режимов безопасности.
6. Обеспечение охраны труда и безопасности
В обязанности административно-технического персонала входит:
Соблюдение стандартов безопасности: Контроль за выполнением норм охраны труда, организация тренингов по безопасности.
Пожарная безопасность: Контроль за соблюдением требований по охране труда и пожарной безопасности. Это включает проведение регулярных инструктажей, проверку оборудования и наличие средств пожаротушения.
Контроль санитарных норм и экологической безопасности: Соблюдение норм гигиены в офисных помещениях и на рабочем месте.
7. Работа с внешними организациями и государственными органами
Административно-технический персонал может выполнять следующие функции:
Взаимодействие с государственными органами: Подготовка отчетности для налоговых, статистических и других государственных органов, а также взаимодействие с местными властями по вопросам регистрации и лицензирования.
Работа с клиентами и партнерами: Организация встреч с клиентами, партнерами, подготовка и подписание договоров, выполнение административных процедур.
Составление и подписание договоров с подрядчиками: Обеспечение юридической и технической стороны отношений с поставщиками и подрядными организациями.
8. Информационно-техническое обеспечение
В некоторых организациях административно-технический персонал также отвечает за:
Работу с базами данных: Ведение и обновление информации, поддержание актуальности данных.
Интернет-ресурсы и веб-сайты: В случае необходимости, помощь в поддержке интернет-сайта компании, социального медиа-аккаунта и других онлайн-платформ.
Системы внутренней отчетности: Ведение внутренней отчетности, контроль за выполнением задач.
9. Аналитика и отчетность
Еще одной важной задачей является:
Составление отчетности: Подготовка отчетов о расходах, работы персонала, состоянии оборудования и других аспектах деятельности компании.
Анализ эффективности работы: Оценка выполнения административных и технических задач, выявление слабых мест в организации работы, разработка предложений по улучшению процессов.
10. Поддержка руководства и высшего менеджмента
Административно-технический персонал часто выполняет вспомогательные функции для руководства:
Подготовка документов для руководства: Подготовка презентаций, отчетов, писем для руководителей.
Организация командировок: Планирование поездок руководства, бронирование билетов, гостиниц, организация встреч и деловых мероприятий.
