Отзыв сообщений в Outlook — это полезная функция, если вы случайно отправили электронное письмо не тому получателю или с ошибками. Однако важно понимать, что функция отзыва работает только в определённых условиях, и не всегда можно отменить отправку. Вот подробное руководство по отзыву письма в Outlook:
Условия для отзыва письма
Оба пользователя должны использовать Outlook. Отзыв работает только тогда, когда и отправитель, и получатель используют Outlook и находятся в одной организации (например, в одной корпоративной сети или на одном почтовом сервере).
Письмо не должно быть прочитано. Если получатель уже открыл письмо, отзыв не сработает.
Outlook должен быть настроен для работы в корпоративной сети или с сервером Exchange. Функция отзыва доступна только в рамках корпоративных почтовых систем, использующих Exchange или Microsoft 365.
Теперь, если вы хотите отозвать письмо в Outlook, следуйте этим шагам:
1. Открытие отправленного сообщения
Откройте Outlook.
Перейдите в папку Отправленные (Sent Items).
Найдите письмо, которое вы хотите отозвать, и откройте его.
2. Отзыв письма
В открытом письме на вкладке Сообщение (Message) выберите Действия (Actions). В некоторых версиях Outlook это может быть кнопка с тремя точками.
В выпадающем меню выберите Отозвать это сообщение (Recall This Message).
Если у вас версия Outlook на русском языке, это будет в виде пункта «Отозвать сообщение».
3. Настройки отзыва
После того, как вы выбрали «Отозвать это сообщение», откроется окно с двумя вариантами:
Удалить непрочитанные копии этого сообщения (Delete unread copies of this message): Выбирайте это, если хотите удалить письмо у получателя, если оно ещё не было прочитано.
Удалить непрочитанные копии и заменить их новым сообщением (Delete unread copies and replace with a new message): Если вы хотите не только удалить старое письмо, но и заменить его новым, с исправлениями.
Выберите подходящий вариант и нажмите ОК.
4. Проверка статуса отзыва
После выполнения этих действий Outlook отправит вам уведомление о статусе отзыва. Это уведомление будет отображать, удалось ли отозвать сообщение. Если письмо не было прочитано получателем, вы получите подтверждение об успешном отзыве. В противном случае Outlook сообщит, что письмо не удалось отозвать.
5. Пожелания для лучшего результата
Проверьте время: Чем быстрее вы выполните отзыв, тем выше вероятность, что письмо не было прочитано.
Будьте внимательны с форматированием и содержимым: Если вы хотите заменить письмо новым, убедитесь, что исправления действительно необходимы, иначе повторный отзыв может вызвать больше путаницы.
Использование флагов и напоминаний: В некоторых случаях можно использовать флаг для получения уведомления, если письмо было прочитано, но это только в тех организациях, где настроена данная функциональность.
Ограничения функции отзыва
Получатель использует почтовый клиент не на базе Exchange. Например, если получатель использует Gmail, Yahoo или другой сервис, отзыв не сработает.
Письмо было прочитано. Как только получатель откроет письмо, отзыв будет невозможен.
Технические ограничения: Иногда функции могут быть отключены в настройках вашей организации, например, из-за политики безопасности или ограничений в настройках почтового сервера.
Альтернативы отзыву
Если отзыв не сработал или он оказался неэффективным, вы можете:
Отправить письмо с извинениями. Напишите новое письмо с разъяснением, объясните ошибку.
Удалить письмо вручную. Если письмо было не прочитано и его нужно удалить, попросите получателя вручную удалить письмо, если он ещё не открыл его.
Важно:
Отзыв не гарантирует 100% удаление письма, особенно если получатель уже прочитал его.
Если вы случайно отправили письмо на неправильный адрес, лучше сразу отправить исправленное сообщение и извиниться, чем надеяться на отзыв.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы или что-то будет непонятно, не стесняйтесь спрашивать!
