Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровая версия привычной бумажной трудовой книжки, в которой содержатся все данные о трудовой деятельности гражданина. Она имеет такой же юридический статус, как и бумажная трудовая книжка, но ее преимущество в том, что она сохраняется в электронном виде, что упрощает доступ к информации и уменьшает риск утери данных.
Для того чтобы получить электронную трудовую книжку, нужно выполнить несколько шагов. Вот подробная инструкция:
1. Понимание ситуации с ЭТК
С 2020 года граждане РФ могут вести трудовую книжку в электронном виде. Это является дополнительной опцией, но с 2024 года все работодатели обязаны предоставлять работникам возможность вести трудовую книжку в электронном виде.
Важно! Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка, вы можете выбрать, хотите ли продолжать её использовать или перейти на электронную. Работодатель не может заставить вас перейти на ЭТК, если вы хотите оставить бумажную трудовую книжку.
2. Переход на электронную трудовую книжку
Чтобы начать использовать электронную трудовую книжку, нужно выбрать соответствующий режим и зарегистрироваться в системе.
Для этого нужно:
Подать заявление работодателю. Если вы еще не перешли на ЭТК, вам нужно написать заявление работодателю с просьбой перевести вашу трудовую книжку в электронный формат. Это заявление, как правило, пишется в свободной форме, и в нем указывается ваше желание использовать электронную трудовую книжку вместо бумажной.
Пример:
«Прошу перевести мою трудовую книжку на электронный формат и начать вести трудовую деятельность с использованием ЭТК. Я подтверждаю, что ознакомлен(а) с правилами ведения электронной трудовой книжки.»
Работодатель, в свою очередь, обязан отправить данные в Пенсионный фонд России (ПФР), чтобы отразить информацию о вашем переходе на ЭТК.
Заполнение анкеты в ПФР. Когда вы подаете заявление работодателю, вам нужно также заполнить анкету в личном кабинете на сайте ПФР или в «Госуслугах». Примерно такая анкета состоит из нескольких полей, включая:
ФИО;
Паспортные данные;
Данные о предыдущих местах работы (если они имеются);
Данные о работодателе.
Вы также можете получить доступ к анкете через портал Госуслуг, если ваша учетная запись на этом портале активирована.
Доступ к ПФР через Госуслуги. Для того чтобы подать заявление и анкету через портал Госуслуг, вам нужно зарегистрироваться и подтвердить личность на платформе. Если у вас еще нет учетной записи на Госуслугах, то вам необходимо создать её и пройти процедуру подтверждения личности (через мобильное приложение или в центрах обслуживания).
3. Процесс перевода трудовой книжки в электронный формат
После того как вы подадите заявление работодателю, информация будет отправлена в ПФР для внесения в электронную трудовую книжку. Этот процесс происходит на основе данных о вас, которые хранятся в Пенсионном фонде.
Важные моменты:
Если у вас уже есть трудовая книжка, информация из бумажной книжки должна быть переведена в электронный формат. За внесение этих данных в ПФР отвечает работодатель, который должен передать все сведения о вашей трудовой деятельности в цифровом виде.
Перевод записи о трудовой деятельности осуществляется через электронную систему ПФР и автоматически обновляется в вашей ЭТК. Если вы переходите на электронную трудовую книжку, ПФР зафиксирует это в системе, и все последующие записи о трудовой деятельности будут поступать именно в электронном формате.
Если вы хотите, чтобы все предыдущие записи о трудовой деятельности (с момента начала трудовой деятельности до момента перевода на ЭТК) были внесены в электронный формат, вы должны предоставить работодателю копии всех страниц бумажной трудовой книжки. Это нужно для того, чтобы работодатель мог передать информацию о вашем трудовом стаже.
4. Доступ к электронной трудовой книжке
После того как вы подадите заявление и переведете свою трудовую книжку в электронный формат, вы сможете следить за ее состоянием через несколько каналов.
Как получить доступ:
Через портал Госуслуг. Вы можете получить доступ к своей электронной трудовой книжке через портал Госуслуг. Для этого нужно будет авторизоваться, и в разделе «Услуги» выбрать соответствующую услугу по трудовой книжке.
Через личный кабинет на сайте ПФР. Также существует возможность зайти в личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ и получить доступ к своей ЭТК.
Через мобильное приложение ПФР или другие сервисы. ПФР также предоставляет мобильное приложение, где можно просматривать информацию о трудовой деятельности.
5. Как использовать ЭТК
Все изменения в вашей трудовой книжке будут вноситься автоматически при каждом изменении в вашей трудовой деятельности (при трудоустройстве, увольнении и т. д.). Работодатель обязан информировать ПФР о каждом изменении в статусе сотрудника, а ПФР будет вносить данные в вашу электронную трудовую книжку.
Электронная трудовая книжка будет содержать:
Данные о вас (ФИО, дата рождения, гражданство и т. д.);
Сведения о вашем трудовом стаже и местах работы (прием, увольнение, перевод на другую работу и так далее);
Данные о ваших должностях и выполняемых обязанностях.
6. Преимущества ЭТК
Удобство хранения данных в цифровом формате.
Защищенность от утери данных (например, в случае утери бумажной книжки).
Доступ к информации через Госуслуги или ПФР в любое время.
Упрощение процесса получения пенсии и других выплат (ПФР может оперативно предоставить сведения о стаже).
7. Что делать, если вы хотите вернуться к бумажной трудовой книжке?
Если вы решите вернуться к бумажному варианту, вам нужно обратиться с заявлением к работодателю, который переведет вашу трудовую книжку обратно в бумажный формат. Но это должно быть сделано только один раз, и дальнейшие изменения будут вноситься только в бумажный формат.
Заключение
Электронная трудовая книжка — это шаг в сторону цифровизации трудовых отношений, и для ее получения нужно выполнить несколько простых шагов: подать заявление работодателю, зарегистрироваться в системе ПФР и следить за актуальностью данных. ЭТК позволяет избежать множества проблем, связанных с утерей или повреждением бумажной трудовой книжки и обеспечит вам удобный доступ к информации о вашем трудовом стаже.
Если у вас есть конкретные вопросы по процессу, я готов помочь!
