Отзыв письма в Outlook — это процесс, при котором отправитель пытается отменить отправку письма после того, как оно уже было отправлено получателю. Однако стоит учитывать, что функция отзыва письма в Outlook работает не всегда и имеет определенные ограничения. Рассмотрим, как это сделать пошагово, а также важные моменты, которые нужно учитывать.
1. Убедитесь, что вы используете корпоративный или Exchange-аккаунт
Функция отзыва письма доступна только в том случае, если ваш аккаунт настроен через Microsoft Exchange. Это часто используется в корпоративных или рабочих почтовых системах. Для пользователей обычных личных почтовых сервисов (например, Gmail или Yahoo) эта функция недоступна.
2. Подготовьте письмо к отзыву
Важно отметить, что отзыв письма можно сделать только в том случае, если оно еще не было прочитано получателем. Письмо должно находиться в почтовом ящике получателя, но оно еще не должно быть открыто.
3. Пошаговая инструкция по отзыву письма в Outlook:
Шаг 1: Откройте Outlook
Запустите Microsoft Outlook и перейдите в папку «Отправленные» (Sent Items).
Шаг 2: Найдите письмо
Найдите письмо, которое вы хотите отозвать. Откройте его, кликнув дважды по сообщению.
Шаг 3: Включите функцию отзыва
В верхней части окна сообщения (в меню на ленте) выберите вкладку «Действия». В некоторых версиях Outlook это может быть в меню «Дополнительно» или на панели инструментов в разделе «Дополнительно».
В Outlook 2016 и новее:
Перейдите на вкладку «Сообщение» (Message).
Нажмите на «Еще действия» (More Actions).
В выпадающем меню выберите «Отозвать это сообщение» (Recall This Message).
Шаг 4: Выберите параметры отзыва
После того, как вы выбрали «Отозвать это сообщение», откроется диалоговое окно с несколькими вариантами:
«Удалить непрочитанные копии этого сообщения» — выбирайте этот вариант, если хотите, чтобы письмо было удалено из почтового ящика получателя, если оно еще не было открыто.
«Удалить непрочитанные копии и заменить их новым сообщением» — этот вариант позволяет вам не только отозвать письмо, но и отправить новое с исправлениями или уточнениями.
Шаг 5: Подтвердите действия
После того как вы выбрали нужный вариант, нажмите «ОК». В некоторых случаях может появиться подтверждение или дополнительные настройки, такие как уведомление о результате отзыва.
Шаг 6: Проверка статуса отзыва
Outlook отправит вам уведомление о том, был ли отзыв успешным или неудачным. Вы получите письмо с результатами (например, если получатель уже открыл письмо, то отзыв не будет успешным).
4. Ограничения и моменты, которые стоит учитывать:
Не все получатели смогут отозвать письмо: Отзыв работает только если и отправитель, и получатель используют Outlook и находятся в одной организации или на одном сервере Exchange.
Получатель может не принять отзыв: Если письмо уже было прочитано получателем, Outlook не сможет его удалить.
Письмо может не быть удалено: Если получатель использует не Outlook, то отзыв письма не будет иметь эффекта.
Время отзыва: Отзыв письма можно сделать только в течение определенного времени после отправки, когда письмо еще не было открыто получателем.
5. Альтернативы отзыву письма
Если отзыв не был успешен, вам стоит просто отправить исправленное письмо с пояснениями. Это может быть хорошей практикой в случае, если ошибка была в самом тексте письма.
6. Примечания для пользователей Outlook Web (OWA)
Если вы используете Outlook в веб-версии (Outlook Web App, OWA), функция отзыва письма в веб-версии не доступна. Отзывы работают только в настольной версии Outlook.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы или потребуется помощь с другой настройкой Outlook, не стесняйтесь спрашивать!
