Чтобы правильно прошить книгу учета движения трудовых книжек, нужно соблюдать определенные правила, установленные законодательством, а также учитывать рекомендации для правильного оформления документа. Это необходимо для того, чтобы обеспечить учет трудовых книжек и удостоверений, а также исключить вероятность потери или порчи данных.
Основные этапы прошивки книги учета движения трудовых книжек
Подготовка книги учета трудовых книжек
Книга учета движения трудовых книжек (или журнал учета) — это основной документ, в котором фиксируются все действия с трудовыми книжками. Она должна быть оформлена в соответствии с установленными стандартами.
Внешний вид: Обычно книга должна быть переплетена в жесткую обложку, чтобы обеспечить долговечность и сохранность записей.
Нумерация: Каждый лист в книге должен быть пронумерован, а также должен быть подтвержден соответствующим образом (например, печатью или подписью уполномоченного лица).
Процесс прошивки книги
После того как книга будет подготовлена, необходимо произвести её прошивку. Прошивка — это процесс соединения всех страниц книги в одно целое, что предотвращает удаление или изменение информации без последующего выявления этих действий.
Прошивка должна быть произведена с использованием прочной нитки (или другого способа скрепления, который исключает возможность разрыва или удаления страницы). При этом важно:
Прошивка должна быть выполнена так, чтобы ее можно было проследить, если потребуется провести проверку. Обычно для этого используют несколько прошивочных стежков, которые прочно фиксируют страницы книги.
На последней странице книги учета (там, где завершается нумерация) ставится заверительная запись, например: «Книга прошита, страницы пронумерованы, число страниц — …».
Печать и подпись
После прошивки книги необходимо удостоверить её правильность и соответствие правилам. Для этого:
На обложке книги указывается наименование организации, которой она принадлежит.
Книга должна быть подписана ответственным лицом (обычно это руководитель организации или лицо, уполномоченное им).
Также на обложке или на последней странице ставится печать организации.
Заполнение книги учета трудовых книжек
Теперь книга готова к заполнению. Каждый случай выдачи или получения трудовой книжки фиксируется в специальной графе.
Стандартная таблица для записи может включать следующие столбцы:
№ п/п — порядковый номер записи.
Дата выдачи (приема) трудовой книжки — точная дата.
Фамилия, имя, отчество работника — полное наименование сотрудника.
Должность — должность сотрудника, если это необходимо.
Дата записи — дата записи в трудовой книжке.
Номер трудовой книжки — уникальный номер трудовой книжки.
Подпись лица, получившего трудовую книжку — если это необходимо.
Примечание — для дополнений и указаний на возможные особенности (например, изменение фамилии).
Использование книги учета
После того как книга прошита и заполняется, её нужно использовать для ведения учета всех операций, связанных с трудовыми книжками:
Выдача трудовой книжки работнику.
Прием трудовой книжки на хранение в случае увольнения или перевода.
Выдача трудовой книжки на руки работнику при его увольнении или по запросу.
Внесение записей в трудовую книжку (например, записи о приеме на работу, переводе, наградах и т. д.).
Заключение книги учета трудовых книжек
Когда книга учета трудовых книжек заполняется, она должна быть закрыта, и последний лист книги заверяется:
Подпись уполномоченного лица (руководителя или другого ответственного сотрудника).
Печать организации.
Дата завершения записи.
Оформление документации по итогам года
В конце года или по завершении использования книги учета трудовых книжек, важно составить отчет и сдать книгу в архив (если это необходимо по правилам организации). В этом случае книга должна быть передана для хранения в архив с последующей инвентаризацией.
Дополнительные моменты, которые следует учитывать
Исправления: Если нужно внести исправления в книгу учета трудовых книжек, это должно быть сделано аккуратно, с четким объяснением причины исправления (например, через запись в примечаниях).
Безопасность данных: Книгу учета трудовых книжек следует хранить в надежном месте с ограниченным доступом, чтобы предотвратить утрату или несанкционированное изменение данных.
Электронный учет: В некоторых случаях, если организация использует электронные системы для учета трудовых книжек, это должно быть предусмотрено в нормативных актах компании.
Процесс прошивки и учета трудовых книжек довольно важен, так как он обеспечивает правильное ведение документации, помогает избежать ошибок в учете, а также является частью обязательной отчетности в некоторых случаях.
