В колонтитулах документов (верхний и нижний колонтитулы) обычно выводят информацию, которая является второстепенной или вспомогательной и не занимает основного пространства на странице. Однако есть определённые виды информации, которые обычно не включают в колонтитулы. Рассмотрим эти моменты подробно.
1. Основное содержание документа
Колонтитулы не предназначены для размещения основного содержания документа. Они должны содержать информацию, которая сопровождает документ, но не является его основной частью. Например, не рекомендуется в колонтитуле:
Тексты параграфов, абзацев или глав документа. Основное содержание, такое как ключевые аргументы, факты, подробности, обсуждения, всегда находится в основной части страницы.
Заголовки разделов и подразделов — они обычно размещаются в самом тексте, а не в колонтитулах, чтобы избежать перегрузки страницы.
2. Чрезмерно длинные тексты
Колонтитулы имеют ограниченное пространство, и использовать их для длинных предложений или абзацев нецелесообразно. Например:
Длинные цитаты из литературы, нормативных документов или других источников не выводятся в колонтитул, поскольку они занимают много места и отвлекают от основного содержания.
Подробные описания — если информация требует развернутого объяснения, ее следует вынести в основной текст.
3. Сложные графики и таблицы
Колонтитулы не предназначены для размещения:
Сложных таблиц и диаграмм — они требуют достаточно много пространства для отображения и объяснений, чего не может предоставить колонтитул.
Подробных схем, графиков, карт или инфографики. Для этих целей лучше использовать основное тело страницы, в том числе специальные блоки для рисунков.
4. Избыточная информация
Колонтитулы — это место для вспомогательной информации, и они не должны содержать слишком много данных, которые можно найти в других местах документа. Например:
Полные контактные данные (телефон, электронная почта, почтовый адрес и т.д.) обычно размещаются в приложениях или в основном тексте, если это необходимо.
Данные о версии документа (например, дата последнего изменения) могут быть размещены в оглавлении или в специальных разделах, но не в колонтитулах.
Примечания или сноски — они должны быть указаны внизу страницы или в конце текста, а не в колонтитулах.
5. Личные или конфиденциальные данные
Колонтитулы не должны включать личные, чувствительные или конфиденциальные данные, такие как:
Персональная информация (например, ФИО, адреса, номера телефонов), если это не имеет отношения к делу и не является частью публичного контента документа.
Частные сведения о компании или проекте (например, финансовые данные, цифры, которые должны быть раскрыты только в специальных отчетах или частных документах).
Информация, требующая особой безопасности или юридической защиты (например, в случае с юридическими или медицинскими документами, где данные должны быть конфиденциальными).
6. Рекламная информация
Колонтитулы не предназначены для размещения рекламы или маркетинговых материалов, например:
Рекламные слоганы или информация о бренде (если это не документы, непосредственно связанные с рекламной деятельностью, например, рекламные буклеты или пресс-релизы).
Призывы к действию (например, «Посетите наш сайт», «Подпишитесь на нашу рассылку») обычно не включаются в колонтитулы, так как они могут отвлекать внимание от содержания и восприниматься как лишняя информация.
7. Технические и программные детали
Колонтитулы не предназначены для размещения технической информации о документе, например:
Коды или идентификаторы документа, такие как идентификационные номера (ID) или ссылки на систему документооборота.
Низкоуровневая информация о создании документа (например, использованные шрифты, версии программного обеспечения, даты и время создания).
8. Слишком частая информация
Колонтитулы должны содержать информацию, которая актуальна для всей документации, но не должна быть избыточной или повторяться на каждой странице. Например:
Номера страниц (если они не используются на всех страницах документа) или информация, которая уже была указана на первой странице.
Информация о конфиденциальности (например, «Конфиденциально» или «Не подлежит распространению»), если она размещена в другом месте документа.
9. Сложные ссылки и гиперссылки
Колонтитулы не должны включать гиперссылки, особенно если они ведут на внешние сайты или ресурсы. Это может нарушать структуру документа и делать его менее удобным для печатных форм. Однако ссылки на внутренние части документа (например, к оглавлению) иногда могут быть допустимы.
10. Логотипы или графические элементы без контекста
Важно, чтобы графические элементы в колонтитулах использовались с умом. Например:
Логотипы компаний могут быть размещены в колонтитулах, но не стоит использовать их в чрезмерном количестве или без контекста.
Излишняя графика без пояснений может отвлекать от основного содержания.
В заключение, колонтитулы предназначены для вспомогательной информации и должны быть лаконичными, ясными и не перегруженными. Основной задачей является обеспечение читателя вспомогательной информацией без отвлечения от сути документа.
