Акт сверки взаиморасчетов — это документ, который подтверждает правильность и соответствие данных о задолженности и расчетах между двумя сторонами (например, между компанией и её контрагентом). Он часто используется в бухгалтерии для проверки точности расчетов и подтверждения остатков по счетам на определенную дату.
1. Что такое акт сверки взаиморасчетов?
Акт сверки взаиморасчетов — это документ, который содержит информацию о взаимных задолженностях и расчетах между контрагентами на определенную дату. Он необходим для подтверждения верности расчетов, а также для урегулирования споров, если они возникают.
2. Когда составляется акт сверки взаиморасчетов?
Акт сверки составляется в следующих случаях:
По инициативе одной из сторон (например, если контрагент запрашивает проверку данных).
В случае возникновения спорных ситуаций по расчетам.
Для подтверждения правильности учета взаимных расчетов.
При закрытии счетов или окончании сделки.
3. Состав и структура акта сверки взаиморасчетов
Акт сверки должен содержать информацию, которая подтверждает и фиксирует все важные аспекты взаимных расчетов. Его структура может различаться в зависимости от специфики договора, но в целом включает следующие основные элементы:
3.1. Шапка документа
Наименование документа: «Акт сверки взаиморасчетов».
Дата составления: дата, на которую сверяются взаиморасчеты.
Номер акта: если у вас предусмотрена нумерация актов (по желанию).
Стороны, участвующие в акте:
Полное наименование вашей компании и контрагента.
Юридический адрес и ИНН/КПП обеих сторон.
Ф.И.О. и должности лиц, подписавших акт с обеих сторон.
3.2. Основная часть
Введение:
Описание цели составления акта.
Ссылка на договор (номер, дата).
Указание на период, за который проводится сверка расчетов.
Таблица взаиморасчетов (основная часть акта):
В таблице указываются следующие данные:Номер и дата счета-фактуры или документа (по которому происходит расчет).
Сумма задолженности по каждому документу.
Сумма платежей (по каждому счету, оплатившемуся).
Остаток задолженности (сумма, которая осталась непогашенной).
Примечания (например, «оплачено», «не оплачено» или «в процессе рассмотрения»).
Пример таблицы:
№ п/п Номер и дата документа Сумма по документу Погашенная сумма Остаток задолженности Примечания 1 Счет 123 от 01.01.2025 100 000 руб. 50 000 руб. 50 000 руб. Оплачено частично 2 Счет 124 от 10.01.2025 200 000 руб. 0 руб. 200 000 руб. Не оплачено
3.3. Заключение
В этом разделе стороны должны подписать акт, подтвердив, что информация в акте сверки взаиморасчетов верна и соответствует данным обеих сторон.
Указание на необходимость дальнейших действий, если такие есть (например, договоренность о сроках погашения задолженности, если осталась неоплаченная сумма).
4. Пример оформления акта сверки взаиморасчетов
АКТ СВЕРКИ ВЗАИМООТЧЕТОВ
г. Москва
«01» марта 2025 года
Мы, нижеподписавшиеся, с одной стороны, ООО «Компания А», в лице директора Иванова И.И., действующего на основании Устава, и с другой стороны, ООО «Компания Б», в лице директора Петрова П.П., действующего на основании Устава, составили настоящий акт сверки взаиморасчетов по состоянию на «01» марта 2025 года.
1. Сумма взаиморасчетов по состоянию на 01.03.2025
| № п/п | Номер и дата документа | Сумма по документу | Погашенная сумма | Остаток задолженности | Примечания |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Счет 123 от 01.01.2025 | 100 000 руб. | 50 000 руб. | 50 000 руб. | Оплачено частично |
| 2 | Счет 124 от 10.01.2025 | 200 000 руб. | 0 руб. | 200 000 руб. | Не оплачено |
2. Итоговые данные:
Общая сумма задолженности по состоянию на 01.03.2025 составляет 250 000 руб.
Из них оплачено 50 000 руб.
Подписи сторон:
От ООО «Компания А»:
Иванов И.И.
От ООО «Компания Б»:
Петров П.П.
5. Особенности составления акта сверки
Акт сверки может быть составлен в бумажном или электронном виде. Важно, чтобы его подписали уполномоченные лица с обеих сторон.
Если акт составляется в электронной форме, он может быть подписан квалифицированной электронной подписью.
Акт сверки должен быть подписан обеими сторонами и храниться у обеих сторон в течение срока давности.
6. Порядок действия в случае расхождений в расчетах
Если в процессе сверки выясняются расхождения в расчетах, необходимо:
Провести дополнительную проверку (например, запросить недостающие документы или уточнить суммы).
В случае обнаружения ошибок внести коррективы в акт и подписать новый акт сверки.
В случае несогласия сторон можно назначить третейского судью или инициировать судебное разбирательство для разрешения спора.
7. Рекомендации для составления акта сверки
При составлении акта сверки важно учитывать все бухгалтерские документы, подтверждающие расчет (счета, акты выполненных работ, платежные поручения и т.д.).
Сохраняйте все оригиналы документов, так как они могут понадобиться для дальнейшего анализа или при возникновении спорных ситуаций.
Этот процесс помогает обеим сторонам точно разобраться в текущем состоянии расчетов и избежать недоразумений в дальнейшем.
