как писать объяснительную на работе образец

Объяснительная записка — это документ, который сотрудник пишет своему руководству, чтобы объяснить причину какого-либо происшествия или нарушения на рабочем месте. Обычно такие записки пишутся в случае опозданий, неявок, ошибок в работе или нарушений внутренних регламентов компании.

Ниже приведён пример, как правильно составить объяснительную записку, а также разбивка на ключевые части:

1. Заголовок

Начинать объяснительную записку нужно с заголовка, который указывает на её назначение.

Пример заголовка:

КопироватьРедактировать
Объяснительная записка

2. Введение — Ф.И.О. и должность

После заголовка нужно указать полное имя и должность сотрудника, который пишет записку, а также его подразделение.

Пример:

makefile
КопироватьРедактировать
От: Иванова Ивана Ивановича, специалиста отдела маркетинга

3. Дата

Укажите дату составления объяснительной.

Пример:

makefile
КопироватьРедактировать
Дата: 26 мая 2025 года

4. Описание ситуации

Здесь следует кратко изложить, что произошло, в чём заключается нарушение или причина, по которой сотрудник пишет объяснительную. Важно сообщить факты, не уклоняясь от правды, чтобы не возникло недоразумений. Чем более детализированно, тем лучше, но без излишних оправданий.

Пример:

yaml
КопироватьРедактировать
Я, Иванов Иван Иванович, объясняю причину моего опоздания на работу 25 мая 2025 года. В тот день я задержался по причине того, что на утренней электричке произошёл сбой в движении из-за аварии на железнодорожных путях, что привело к задержке моего прибытия на работу на 45 минут. Я немедленно уведомил своего непосредственного руководителя о ситуации по телефону, однако опоздание всё же имело место.

5. Причина и подтверждения (если есть)

Если это возможно, стоит объяснить, почему произошёл инцидент, ссылаясь на объективные причины или предоставив подтверждающие документы (например, справки, квитанции, фото и т.д.). Это поможет подкрепить ваши слова и сделать ситуацию более прозрачной.

Пример:

КопироватьРедактировать
Для подтверждения моих слов прилагаю скриншот с сайта транспортной компании, где указано о произошедшей аварии, а также уведомление с сайта РЖД о задержке движения.

6. Признание ошибки (если применимо)

Если инцидент произошёл по вашей вине, важно это признать. Признание ошибки создаёт впечатление ответственности и открытости.

Пример:

КопироватьРедактировать
Кроме того, я признаю, что не смог заранее спланировать свой маршрут, что могло бы помочь избежать опоздания, и в будущем буду уделять больше внимания времени на поездки.

7. Меры, которые были предприняты

Если были предприняты какие-либо меры для устранения или минимизации последствий происшествия, это также стоит отметить.

Пример:

КопироватьРедактировать
После задержки я сразу приступил к выполнению своих обязанностей и завершил работу в срок, не повлияв на выполнение ежедневных задач.

8. Заключение — извинения

Завершающая часть записки должна содержать извинения и уверение, что подобное больше не повторится. Это поможет продемонстрировать вашу осознанность и готовность работать над собой.

Пример:

КопироватьРедактировать
Приношу свои извинения за причинённые неудобства и уверяю, что в дальнейшем буду учитывать все возможные риски для того, чтобы подобные ситуации не повторялись.

9. Подпись

Не забудьте подписать объяснительную и поставить дату. Это формальная часть документа, которая подтверждает вашу ответственность за написанное.

Пример:

makefile
КопироватьРедактировать
Подпись: ___________ (Иванов И.И.)
Дата: 26 мая 2025 года

Пример полной объяснительной записки:

makefile
КопироватьРедактировать
Объяснительная записка

От: Иванова Ивана Ивановича, специалиста отдела маркетинга

Дата: 26 мая 2025 года

Я, Иванов Иван Иванович, объясняю причину моего опоздания на работу 25 мая 2025 года. В тот день я задержался по причине того, что на утренней электричке произошёл сбой в движении из-за аварии на железнодорожных путях, что привело к задержке моего прибытия на работу на 45 минут. Я немедленно уведомил своего непосредственного руководителя о ситуации по телефону, однако опоздание всё же имело место.

Для подтверждения моих слов прилагаю скриншот с сайта транспортной компании, где указано о произошедшей аварии, а также уведомление с сайта РЖД о задержке движения.

Кроме того, я признаю, что не смог заранее спланировать свой маршрут, что могло бы помочь избежать опоздания, и в будущем буду уделять больше внимания времени на поездки.

После задержки я сразу приступил к выполнению своих обязанностей и завершил работу в срок, не повлияв на выполнение ежедневных задач.

Приношу свои извинения за причинённые неудобства и уверяю, что в дальнейшем буду учитывать все возможные риски для того, чтобы подобные ситуации не повторялись.

Подпись: ___________ (Иванов И.И.)
Дата: 26 мая 2025 года

Несколько важных советов:

1. Не избегайте ответственности. Если вы виноваты, лучше признать это. Виноватое поведение не добавляет вам авторитета, но признание ошибки вызывает уважение.

2. Будьте честными. Излагайте факты, не приукрашивайте ситуацию. Если вы не можете предоставить доказательства, не выдумывайте их.

3. Не используйте сложные термины или фразы. Простота и ясность — залог того, что вашу записку поймут и примут во внимание.

Если будет нужна помощь в формулировке какого-либо другого типа записки, не стесняйтесь спрашивать!