Для организации централизованного учета нормативно-справочной информации (НСИ) в информационных системах используются специализированные системы управления нормативно-справочной информацией (СУ НСИ), которые являются частью более широких информационных систем управления предприятием или организации. Эти системы относятся к классу информационно-справочных систем (ИС) и могут быть внедрены в различных областях, включая бизнес, промышленность, финансовый сектор, здравоохранение и другие.
1. Что такое нормативно-справочная информация (НСИ)?
Нормативно-справочная информация — это совокупность данных, которые необходимы для правильного функционирования и обеспечения корректности работы бизнес-процессов, расчетов и учета. Включает в себя данные о товарах, услугах, контрагентах, сотрудниках, нормативных актах, расчетных формулах и других объектах.
Примеры НСИ:
Справочники контрагентов.
Справочники кодов товаров и услуг (например, классификаторы товаров и услуг).
Справочники платежных систем и банков.
Справочники должностей, подразделений, сотрудников.
2. Классы систем, используемых для учета НСИ:
2.1. Системы управления данными (Master Data Management, MDM)
Это центральные системы для управления основными данными в организации, включая НСИ. Такие системы позволяют создавать, обновлять, хранить и распространять единую версию данных по всей организации. Главной задачей таких систем является поддержание единого источника правды (single source of truth). Системы MDM позволяют организовать централизованный учет и обеспечить актуальность данных на всех уровнях.
Пример:
SAP Master Data Governance (MDG) — система для управления основными данными и нормативно-справочной информацией, которая интегрируется с другими модулями SAP, например, с SAP ERP или SAP CRM.
2.2. Системы ERP (Enterprise Resource Planning)
Системы ERP, такие как SAP ERP, 1C:Предприятие, Oracle ERP, Microsoft Dynamics, включают в себя модули для учета НСИ, и позволяют централизованно управлять справочниками и данными, необходимыми для ведения учета и управления предприятием. Эти системы помогают автоматизировать процессы управления и учета с использованием данных НСИ на всех уровнях.
Пример:
В SAP для управления НСИ используются такие инструменты, как SAP Data Services и SAP Information Steward, которые позволяют централизованно управлять данными и обеспечивать их качество.
2.3. Системы управления базами данных (СУБД)
В некоторых случаях для централизованного учета НСИ могут использоваться решения на основе мощных СУБД, таких как Oracle Database, Microsoft SQL Server, PostgreSQL. Эти системы позволяют хранить и управлять большими объемами данных, а также использовать механизмы обеспечения целостности данных, их безопасности и контроля версий. Такие решения могут быть использованы как в составе более сложных информационных систем, так и в отдельных приложениях для работы с НСИ.
Пример:
Oracle Database с использованием Oracle Data Integrator для интеграции и управления данными на разных уровнях организации.
2.4. Системы для интеграции данных (ETL-системы)
Иногда в качестве части централизованного учета НСИ используются системы для интеграции и преобразования данных (ETL — Extract, Transform, Load). Эти системы позволяют собирать информацию из различных источников (например, из разных бизнес-единиц или других систем), трансформировать ее в нужный формат и загружать в центральное хранилище данных. Эти системы часто интегрируются с решениями MDM или ERP.
Пример:
Microsoft SQL Server Integration Services (SSIS) — для интеграции данных из различных источников и управления НСИ.
2.5. Системы для управления документооборотом (DMS)
Системы управления документооборотом, такие как Documentum, SharePoint, 1C:Документооборот, могут быть использованы для учета нормативно-правовой и организационно-распорядительной информации. Это касается ситуации, когда НСИ представляют собой нормативные документы, договоры, приказы и другие документы, связанные с функционированием организации.
Пример:
SharePoint позволяет организовать централизованное хранилище документов, в том числе нормативных актов и инструкций, а также интегрировать их с другими системами организации.
2.6. Системы для управления справочной информацией (Knowledge Management Systems)
Эти системы помогают хранить и обрабатывать информацию, которая включает не только нормативные справочники, но и знания, стандарты, методологии и прочее. В таких системах НСИ часто содержат статьи, инструкции, технические описания, описания процессов и других элементов, которые не обязательно являются данными для учета, но важны для функционирования организации.
Пример:
Confluence от Atlassian — система для хранения и управления корпоративными знаниями и документами, включая НСИ.
3. Технологии, обеспечивающие централизованный учет НСИ:
3.1. Облачные платформы
Многие современные системы для учета НСИ могут быть построены на облачных платформах, таких как Microsoft Azure, Amazon Web Services (AWS), Google Cloud Platform (GCP). Это дает возможность централизованно хранить и управлять данными на облачных серверах, что упрощает интеграцию и доступность данных для пользователей, а также повышает гибкость и масштабируемость системы.
3.2. Интеграция через API и веб-сервисы
Для централизованного учета НСИ часто используется интеграция через API и веб-сервисы. Это позволяет обмениваться данными между различными системами, такими как ERP, MDM, CRM, бухгалтерские системы и т.д., обеспечивая консистентность данных в реальном времени.
Пример:
RESTful API для синхронизации данных НСИ между различными корпоративными системами.
4. Особенности реализации учета НСИ:
Единая база данных: Важно, чтобы данные НСИ хранились в одной базе данных или в централизованном хранилище, чтобы обеспечить их доступность для всех пользователей и систем.
Контроль качества данных: В рамках централизованного учета важно внедрить процедуры для обеспечения качества данных, такие как валидация, нормализация, очистка данных.
Управление версиями: Для учета НСИ необходимо учитывать изменения в нормативных актах, документах и других элементах, чтобы гарантировать актуальность информации.
Безопасность и доступ: Важнейшими требованиями являются безопасность данных и правильное управление доступом. Это может включать в себя разграничение прав доступа для различных ролей в организации, аудит изменений и использование механизмов шифрования.
Интеграция с другими системами: Учет НСИ должен быть интегрирован с другими информационными системами организации, такими как CRM, ERP, система отчетности и другие. Это позволит обеспечить автоматизацию процессов и снизить вероятность ошибок.
5. Заключение
Централизованный учет нормативно-справочной информации — это ключевая часть информационной инфраструктуры организации. Для этого используются специализированные системы, такие как MDM-системы, ERP, СУБД, DMS и другие. Внедрение и использование этих систем позволяет обеспечить высокое качество и актуальность данных, улучшить процессы учета, уменьшить количество ошибок и повысить общую эффективность работы организации.
