Для печати на станциях организатора или на печатных устройствах на массовых мероприятиях количество эм (например, эм—это количество единиц печатного материала, типа буклетов, листов, флайеров и т.п.) зависит от ряда факторов, связанных с планируемым мероприятием, его масштабом и аудиторией. Рассмотрим подробнее, как правильно определить это количество.
1. Оценка размера аудитории
Чтобы рассчитать, сколько эм вам нужно напечатать, важно знать:
Ожидаемое количество участников мероприятия. Это базовый показатель, на основе которого формируется расчет. Например, если мероприятие привлекает 1000 человек, вам нужно будет учесть, сколько печатных материалов может понадобиться на каждого участника.
Процент заинтересованных людей, которые возьмут или будут использовать эти материалы. Например, если вы проводите выставку, возможно, не все участники будут интересоваться буклетами или флайерами. Чаще всего в таких случаях ориентируются на 50-70% аудитории, но это зависит от конкретного контекста.
2. Типы материалов
Второй момент — это какой именно материал вам нужно напечатать:
Брошюры и буклеты. Если речь идет о печати информационных материалов для участников, то важно понимать, сколько информации будет включено. Например, если у вас сложное мероприятие с множеством секций или тем, может потребоваться несколько вариантов буклетов.
Листовки и флаеры. Эти материалы часто используются для рекламы, акций или информирования. Их количество будет зависеть от того, сколько людей вы планируете охватить этим видом информации.
Плакаты и афиши. Если вам нужно разместить большие рекламные плакаты или афиши на стендах, важно учесть их количество на основе доступного пространства.
3. Разделение по категориям участников
Если на мероприятии будут разные группы людей (например, спикеры, гости, участники выставки), стоит подумать, сколько материалов необходимо для каждой группы. В этом случае количество эм делится пропорционально. Например:
Спикеры или участники форума могут получить специализированные материалы.
В то время как для простых посетителей достаточно базовой информационной листовки.
4. Резерв на дополнительные материалы
Стоит закладывать некоторую «погрешность», например, 5-10% от рассчитанного числа для того, чтобы учитывать неучтенные факторы, такие как дополнительные запросы, потерянные материалы, замена неудачно отпечатанных листов и т.д. Погрешности могут возникать также из-за того, что определенная часть материалов может быть повреждена в процессе транспортировки или хранения.
5. Учёт формата и плотности бумаги
Необходимо также учитывать, в каком формате будет печататься материал (например, A4, A3, или индивидуальные размеры). Формат напрямую влияет на расход материала (бумаги) и тип принтера. Кроме того, плотность бумаги влияет на то, сколько материала будет использоваться. Например, плотная бумага занимает больше пространства и весит больше, а значит, её стоимость выше, чем у тонкой бумаги.
6. Размещение материалов
Распределение на местах. На станции организаторов необходимо будет разместить материалы так, чтобы они были доступны всем участникам. Это означает, что необходимо правильно рассчитывать, сколько материалов вам потребуется для разных точек распространения. Например, возле каждой регистрации, на стендах, возле входа или в конкретных секциях.
7. Специальные требования или дополнительные материалы
В некоторых случаях, для того чтобы удовлетворить требования партнеров или спонсоров, могут потребоваться дополнительные материалы. Это могут быть:
Рекламные материалы для партнеров. Если ваши партнеры или спонсоры хотят разместить свою рекламу, то их материалы нужно будет учитывать в общем расчете.
Интерактивные элементы. Например, если вы планируете печатать QR-коды, которые участники могут сканировать для получения дополнительной информации, то это также требует дополнительного учета в расчете.
8. Печать и тираж
На стадии печати следует учитывать:
Тираж. Определитесь с общим тиражом на основе расчетов. Например, если планируется напечатать 1000 буклетов и 500 флаеров, а также 200 плакатов, то это и будет общим тиражом.
Метод печати. Это может быть цифровая печать или офсетная печать. Если тираж небольшой (до 500-1000 единиц), цифровая печать может быть более выгодной. Если же вам нужно печатать большое количество материалов, то офсетная печать окажется более экономичной.
9. Дополнительные рекомендации
Качество печати. Важно выбирать качественную печать, которая будет соответствовать бренду мероприятия.
Сроки печати. Убедитесь, что все материалы будут напечатаны и доставлены на место проведения мероприятия заранее. Это важно для предотвращения любых задержек в процессе.
Учет логистики. Печать и доставка материалов в нужное место также требует времени. Возможно, потребуется организовать доставку или складирование печатных материалов.
Пример расчета
Предположим, что на мероприятие ожидается 500 участников:
70% из них заинтересуются информационными материалами, т.е. 350 человек.
Каждый участник получит один буклет (350 штук).
Дополнительно 100 флаеров будут распределены среди тех, кто более активно интересуется предложениями.
Плакаты для оформления залов — 10 штук.
Итог:
350 буклетов (по одному на участника).
100 флаеров (для дополнительной информации).
10 плакатов (для оформления пространства).
Таким образом, общее количество эм для печати на станции организатора будет 460 единиц.
