Организация или предприятие может использовать различные виды бланков для упорядочивания документооборота и соблюдения внутренних и внешних нормативных требований. Бланки могут быть как стандартными (по утвержденным образцам), так и индивидуальными, разработанными с учетом специфики деятельности компании. Вот полный список типов бланков, которые могут быть у фирмы, с подробным описанием:
1. Бланки для внутреннего документооборота
Эти бланки используются для организации внутреннего документооборота компании, коммуникации между подразделениями и сотрудниками. Они не всегда требуют обязательной регистрации или утверждения.
Приказы — документы, подтверждающие решение руководства, направленные на выполнение определённых действий. Например, приказы о назначении, о принятии на работу, о распределении обязанностей.
Инструкции и регламенты — документы, разрабатываемые для установления порядка работы в организации.
Протоколы — записи о совещаниях, собраниях, заседаниях, которые фиксируют принятые решения, предложения и замечания.
Положения — документы, устанавливающие внутренние правила, нормы и стандарты.
Записки — внутренние документы, используемые для подачи информации, обращений или объяснений. Например, служебные записки.
2. Бланки для бухгалтерии и финансовых операций
Бланки, связанные с финансовыми и бухгалтерскими операциями, а также учётно-финансовой отчётностью.
Счёт-фактура — документ, подтверждающий факт оказания услуг или поставки товара. Используется для уплаты НДС.
Товарная накладная — документ, подтверждающий передачу товаров или продукции от одного юридического лица другому.
Акт выполненных работ — документ, подтверждающий факт выполнения работ, оказания услуг, исполнения обязательств.
Сметы — документы, отражающие расчёты на выполнение строительных или ремонтных работ.
Бухгалтерские справки и отчёты — используются для регулярного учёта доходов и расходов, подачи налоговой отчётности, а также внутреннего анализа.
Платёжные поручения — документ, подтверждающий распоряжение на перевод денежных средств с одного счёта на другой.
Рассогласования и акты сверки — документы, фиксирующие расхождения в учёте между контрагентами, а также проведение сверки задолженности.
3. Трудовые и кадровые бланки
Эти бланки используются для оформления сотрудников, учета рабочего времени и соблюдения трудового законодательства.
Трудовой договор — основной документ, подтверждающий трудовые отношения между работником и работодателем.
Приказ о приёме на работу/увольнении — документ, который используется для официального оформления начала и завершения трудовых отношений.
Личные карточки работников (Т-2) — форма для ведения учёта основных данных о работниках.
Отчётность по командировкам — бланки для отчётности сотрудников, отправленных в командировки.
Записка-расчёт — используется для расчёта заработной платы, отпускных, компенсаций.
Табели учёта рабочего времени (Т-12) — используется для учёта рабочего времени сотрудников, работы в выходные, праздничные дни.
4. Документы для налогового учёта
Форма для подготовки и подачи налоговых деклараций и расчётов.
Налоговые декларации — документы, в которых отражаются сведения для расчёта налоговых обязательств предприятия (например, по налогу на прибыль, НДС).
Книга учёта доходов и расходов — используется для ведения учёта всех финансовых операций, связанных с хозяйственной деятельностью компании.
Налоговые справки (3-НДФЛ, 6-НДФЛ и др.) — используются для расчёта и подачи информации о налогах, удержанных с физических лиц.
5. Юридические бланки
Бланки, связанные с правовыми аспектами деятельности фирмы. Они используются для оформления контрактов и соглашений.
Контракты и договоры — документы, фиксирующие юридические отношения между фирмой и контрагентами.
Акты и справки юридического характера — документы, подтверждающие выполнение условий договора, а также решения по юридическим вопросам.
Шаблоны для исковых заявлений, жалоб, претензий — бланки, используемые для подачи в суд или другие инстанции.
6. Бланки для оформления сделок и операций с имуществом
Эти бланки используются для оформления сделок с недвижимостью, техникой, транспортом и другими материальными активами.
Договоры купли-продажи — бланки для оформления сделок купли-продажи имущества.
Акты приёма-передачи — документ, фиксирующий факт передачи имущества, например, при покупке или аренде.
Лизинговые соглашения — договоры, по которым имущество предоставляется в аренду с правом выкупа.
Кредитные соглашения — бланки для оформления сделок по получению кредита или займа.
7. Бланки для связи с контрагентами
Используются для установления и подтверждения деловых контактов, переговоров и других взаимодействий с внешними сторонами.
Коммерческие предложения — бланки для предложений по поставке товаров или оказанию услуг.
Запросы на предложение — документация, отправляемая потенциальным поставщикам для получения предложений.
Рекламные брошюры, каталоги — материалы, направленные на продвижение продукции или услуг компании.
Корреспонденция — официальные письма, уведомления, запросы, подтверждения.
8. Бланки для учета товарно-материальных ценностей
Эти бланки используются для учёта и движения товаров, материалов и оборудования.
Приходный ордер — документ, фиксирующий поступление товаров, материалов на склад.
Расходный ордер — бланк, подтверждающий передачу товаров или материалов со склада.
Инвентаризационные списки — документы для проверки состояния товарно-материальных ценностей на складе.
Накладные — документы, подтверждающие перемещение товаров или материалов.
9. Бланки для бухгалтерского и финансового отчёта
Эти бланки обязательны для формирования отчетности, как внутренней, так и внешней.
Баланс — финансовая отчётность, отражающая активы и обязательства компании на определённую дату.
Отчёт о прибылях и убытках — отчёт, который показывает финансовые результаты деятельности компании за период.
Отчёт о движении денежных средств — отчёт, отражающий поступления и выплаты денежных средств.
Книги учёта и налоговой отчётности — бланки, предназначенные для ведения налогового учёта (например, Книга учёта доходов и расходов).
10. Маркетинговые бланки
Эти документы служат для работы с клиентами и партнерами в маркетинговой сфере.
Бланки заказов — используется для оформления заказов на продукцию или услуги.
Анкеты для опросов клиентов — документы для сбора информации о предпочтениях и потребностях клиентов.
Отзывы и заявки — бланки для получения отзывов и заявок от потребителей на товары или услуги.
11. Рекламные и информационные бланки
Эти бланки предназначены для продвижения бизнеса и информирования клиентов.
Плакаты, буклеты, флаеры — рекламные материалы для распространения информации о фирме, её продуктах и услугах.
Информационные листки и пресс-релизы — бланки, которые используются для распространения новостей и информации о компании в СМИ.
Заключение
Каждому виду деятельности компании соответствует свой набор бланков. Важно, чтобы все они соответствовали законодательным нормам и стандартам, а также чтобы их использование было максимально упорядочено для обеспечения эффективного документооборота.
