В рамках номенклатуры дел, «переходящими» называют дела, которые не закрываются в процессе их ведения в текущем году, а продолжают свою обработку или учет в следующем году. Это понятие важно для правильного учета и архивирования дел, а также для корректного составления плана по делопроизводству.
Давайте разберемся более подробно, какие дела относятся к категории переходящих, а также основные принципы их учета:
1. Определение переходящих дел
Переходящими считаются такие дела, которые:
по состоянию на конец года еще не завершены, а их завершение возможно только в следующем году или позже;
могут требовать длительного времени на рассмотрение или выполнение (например, комплексные расследования, проекты, длительные судебные разбирательства, долгосрочные контракты);
связаны с длительными процессами, такими как например, подготовка крупных государственных программ, законодательных инициатив, а также дела, затрагивающие несколько инстанций или ведомств.
2. Классификация переходящих дел
Переходящие дела могут быть классифицированы по нескольким признакам:
По срокам завершения:
Дела, сроки исполнения которых пересекаются с новым отчетным периодом.
Дела, которые должны быть завершены в процессе долгосрочных или многолетних проектов.
По статусу (исполнители):
Дела, которые находятся на исполнении у нескольких ответственных лиц или подразделений.
Дела, которые могут требовать перемещения между разными уровнями управления.
По категории деятельности:
Переходящими могут быть дела по проектированию, научным исследованиям, административным процедурам, юридическим спорам и другим долгосрочным процессам.
3. Примеры переходящих дел
Некоторые конкретные примеры переходящих дел могут включать:
Дела судебных разбирательств. Если процесс судопроизводства затягивается и продолжается в следующем отчетном периоде, то дело считается переходящим. Например, дела, связанные с корпоративными спорами, сложными правовыми вопросами, долгосрочными судебными разбирательствами.
Долгосрочные контракты и проекты. Например, в государственных учреждениях или крупных корпорациях могут быть проекты, которые рассчитаны на несколько лет (строительство, исследовательские работы, запуски новых программ и т.д.).
Дела, связанные с планированием и разработкой. Это могут быть проекты по планированию, анализу данных, подготовке новых законодательных актов или изменений в существующих нормативных актах.
4. Учет и оформление переходящих дел
Правильный учет переходящих дел является важной частью работы архивных и делопроизводственных служб. Важные моменты учета:
Регистрация переходящих дел. Эти дела обязательно должны быть зарегистрированы в специализированных реестрах или журналах учета дел с указанием причины их перехода в следующий период.
Отражение в отчетности. В отчетах по делопроизводству и архивированию должны быть отдельные графы для учета переходящих дел. В таких отчетах может быть указано, что дело переходит в новый отчетный период или подлежит дальнейшему исполнению.
Передача дел между годами. При передаче дела из одного года в другой важно, чтобы оно не было потеряно или забыто. Это требует точности в передаче документов и всех связанных с ними материалов.
Обновление сроков исполнения. Переходящие дела обязательно должны иметь обновленные сроки исполнения и план действий, если это необходимо. Ответственные сотрудники должны быть уведомлены о продолжении работы над делом в новом году.
5. Архивирование переходящих дел
Переходящие дела, как правило, архивируются с указанием периода, на который их переводят. Это необходимо для:
Долгосрочного хранения. Все переходящие дела должны быть учтены в архиве и на хранении в соответствии с правилами, которые определяют срок их хранения, доступ к ним и условия работы с ними в будущем.
Обеспечения преемственности. Важно, чтобы при передаче дела из одного года в другой сохранялась последовательность в его ведении, а также передавалась информация о предыдущем статусе дела.
6. Значение правильного учета переходящих дел
Правильный учет переходящих дел имеет несколько ключевых значений:
Предотвращение забывания или упущения важных дел. Когда дело не закрывается в срок, важно, чтобы оно не было забыто в процессе перехода в новый отчетный период.
Планирование и контроль. Это позволяет учреждениям и организациям контролировать сроки исполнения, избежать несанкционированных задержек и предусматривать необходимые корректировки в будущих отчетах.
Юридическая важность. В некоторых случаях невыполнение или незавершенность дел может повлечь за собой юридические последствия, поэтому важно точно отслеживать переходящие дела.
7. Заключение
Таким образом, переходящие дела в номенклатуре — это те, которые продолжаются или требуют продолжения своей работы в следующем отчетном периоде. Они могут быть связаны с длительными проектами, судебными процессами или другими долгосрочными процедурами. Для эффективного учета таких дел необходимо их правильно регистрировать, учитывать сроки, а также обеспечить их архивирование и контроль.
