Создание архива в Outlook — это полезная функция, которая позволяет хранить старые или неактуальные сообщения в отдельном файле для более легкого управления почтой и освобождения места в почтовом ящике. Архивирование в Outlook можно настроить вручную, автоматически или использовать встроенные инструменты для создания архива. Давай разберем процесс по шагам.
1. Что такое архивирование в Outlook?
Архивирование в Outlook — это процесс перемещения сообщений из почтового ящика в отдельный файл, обычно с расширением .pst. Архивированный файл можно сохранить на компьютере или на сервере, и он содержит все старые сообщения и элементы почты, которые больше не нужны в основной почте, но могут быть сохранены для последующего использования.
2. Как создать архив в Outlook вручную?
Есть несколько вариантов: архивирование вручную через меню, настройка автоматического архивирования и использование функции хранения в облаке.
Вариант 1: Ручное архивирование через меню «Файл»
Открой Outlook на своем компьютере.
Перейди в меню «Файл» в верхней части окна Outlook.
В меню выбери «Инструменты для очистки» (или «Управление файлами данных» в зависимости от версии).
Затем нажми «Архивировать…». Это откроет окно для настройки архивирования.
В окне «Архивирование» выбери нужные параметры:
Архивировать все элементы в папке — это опция по умолчанию. Она позволяет архивировать все элементы, включая почту, календари, задачи и заметки.
Архивировать только элементы старше — если ты хочешь архивировать только старую почту, например, сообщения, старше 1 года, выбери соответствующий параметр и укажи дату.
Внизу окна выбери, где сохранить архив. Обычно выбирается файл с расширением
.pst.Нажми «ОК» и Outlook начнет процесс архивирования.
Вариант 2: Архивирование через «Параметры» (для Outlook 365 и Outlook 2019)
Перейди в «Файл» > «Параметры».
В открывшемся окне выбери «Дополнительно».
Прокрути вниз до раздела «Автоархивирование» и нажми на кнопку «Параметры автоархивирования…».
В открывшемся окне можно настроить частоту автоматического архивирования. Ты можешь выбрать, чтобы почта архивировалась каждый месяц или через определенные промежутки времени.
Также можно настроить, какие элементы будут архивироваться (например, только элементы старше 1 месяца).
Нажми «ОК», чтобы сохранить настройки.
Вариант 3: Архивирование отдельных сообщений
Открой папку, в которой находятся письма, которые ты хочешь архивировать.
Выдели сообщения, которые хочешь переместить в архив.
Нажми правой кнопкой мыши на выбранные письма.
В контекстном меню выбери «Переместить» и затем «Архивировать».
Письма будут перемещены в архив, который находится в разделе «Архивированные элементы» на левой панели Outlook.
3. Как создать архив в Outlook автоматически?
Outlook позволяет настроить автоматическое архивирование для более старых элементов, что особенно удобно для поддержания порядка.
Шаги для настройки автоархивирования:
Перейди в Файл > Параметры > Дополнительно.
В разделе Автоархивирование нажми «Настройки автоархивирования…».
В открывшемся окне установи параметры автоархивирования:
Частота архивирования (например, каждый месяц).
Какие элементы архивировать.
Включить или отключить автоархивирование для каждого типа элементов.
Нажми «ОК».
Теперь, например, все сообщения старше 6 месяцев будут автоматически перемещаться в архив.
4. Как восстановить архивированные данные?
Чтобы открыть архивированные элементы или восстановить их обратно в основной почтовый ящик, нужно выполнить несколько простых шагов.
Вариант 1: Открытие архива через меню «Файл»
Открой Outlook и перейди в «Файл».
Выбери «Открыть» > «Открыть файл данных Outlook».
Найди и выбери файл архива
.pst, который ты создал или который был создан автоматически.Архив будет отображаться в левом меню как новая папка, в которую ты можешь зайти и восстановить нужные сообщения.
Вариант 2: Перемещение сообщений обратно в основной ящик
Перейди в архив и выбери письма, которые ты хочешь восстановить.
Выдели сообщения и перетащи их в нужную папку в основном почтовом ящике.
5. Как сделать архив облачным в Outlook?
Если ты используешь Outlook в рамках Microsoft 365, у тебя есть возможность настроить архивирование в облако, что позволяет освободить место на локальном устройстве.
В настройках Outlook выбери «Параметры» > «Сохранение данных».
В разделе «Автоархивирование» включи архивирование на сервере.
Все архивированные сообщения будут храниться в облаке, и ты сможешь получить к ним доступ с любого устройства.
6. Почему архивирование в Outlook важно?
Оптимизация почтового ящика: Архивирование помогает освободить место в почтовом ящике, так как старые письма перемещаются в архив.
Организация и порядок: Архивирование помогает поддерживать порядок в почтовом ящике, создавая четкую структуру для текущих и старых сообщений.
Бэкап данных: Архивирование — это своего рода создание бэкапа, что позволяет восстановить старые письма, если это необходимо.
7. Ошибки при архивировании и их решение
Ошибка при открытии архива: Если не удается открыть архивированный файл
.pst, возможно, файл поврежден. Используй встроенную утилиту scanpst.exe (Outlook Inbox Repair Tool), чтобы восстановить поврежденные архивы.Не хватает места для архива: Если локального диска недостаточно для сохранения архива, можно переместить архив на другой диск или использовать облачное хранение.
Архивирование — это удобный способ управления данными в Outlook, особенно если ты хочешь освободить место или просто держать почтовый ящик в порядке. Надеюсь, этот ответ помог! Если остались вопросы или что-то неясно, дай знать!
